「議事録のメモが追いつかず、会議の内容を聞き逃してしまう」「議事録の作成に時間がかかり、本来取り組むべき業務が後回しになってしまう」と悩んでいませんか。
新入社員や若手社員はもちろん、オンライン会議が増えたことで、議事録作成に負担を感じている方も少なくありません。
こうした悩みは、メモの取り方だけが原因ではありません。
会議では複数の参加者が次々と発言したり、資料を見ながら議論が進んだりするため、会議の内容をリアルタイムですべて記録することは容易ではありません。
今回は、議事録のメモが追いつかない原因を解説するとともに、会議中に実践できるメモのコツや事前準備の方法、生成AI・文字起こしツールを活用して議事録作成を効率化するポイントを分かりやすく紹介します。
議事録のメモが追いつかない方は、ぜひ最後までご覧ください。
議事録のメモが追いつかない5つの原因
「一生懸命メモを取っているのに、途中から話についていけなくなる」「気づけば重要な決定事項を書き逃していた」という経験は少なくありません。
議事録のメモが追いつかない原因は、会議への向き合い方や事前準備、業務知識など、さまざまな要因が関係しています。
原因としては、以下のようなものがあります。
- 会話を全部メモしようとしている
- タイピング・手書きの速度が追いついていない
- 業務知識が不足している
- 集中力が切れている
- 準備不足で会議に参加している
各原因について解説します。
まずは、自分がなぜ議事録のメモが追いつかないのかを確認し、改善につなげていきましょう。
会話を全部メモしようとしている
議事録のメモが追いつかない原因として最も多いのが、参加者の発言を一言一句書き残そうとしてしまうケースです。
しかし、議事録の目的は会話を文字起こしすることではなく、会議で何が決まり、どのような流れで結論に至ったのかを整理して共有することにあります。
たとえば、以下のような内容を優先してメモすると、議事録に必要な情報を整理しやすくなります。
- 決定事項
- 課題や論点
- 今後の対応
- 担当者
- 期限
一方で、雑談や同じ内容の繰り返しまで議事録に記録する必要はありません。
会議では「何を書くか」だけでなく、「何を書かないか」を判断することも重要です。
とはいえ、会議によっては発言者のニュアンスなどの内容を控えたいケースもあるでしょう。そのような場合はAIによる書き起こしが有効です。以下では、業務効率化に最適なAI活用についてまとめています。ぜひ参考にしてください。
タイピング・手書きの速度が追いついていない
議事録のメモを取る速度そのものが、会議の進行に追いついていないケースもあります。
特に発言が活発な会議では、複数の参加者がテンポよく意見を交わすため、メモを取っている間にも次の話題へ移ってしまうことは珍しくありません。
その結果、会議の途中から内容についていけなくなり、議事録に必要な情報を十分にメモできなくなることがあります。
業務知識が不足している
業務知識や専門用語への理解が十分でない場合も、議事録のメモが追いつかない原因になります。
知らない用語が出てくるたびに手が止まってしまい、議事録に重要な内容を書き逃してしまうためです。
特に、新入社員や異動したばかりの担当者は、このような状況になりやすい傾向があります。
業務知識が増えると、会議で扱われる領域や話題の背景を理解しやすくなります。
分からない用語は会議後に調べたり、発言者や上司へ質問したりして理解を深めることが大切です。
集中力が切れている
長時間の会議では、途中で集中力が低下し、議事録のメモが追いつかなくなることがあります。
人は長時間にわたって高い集中状態を維持し続けるのが難しく、会議が長引くほど聞き漏らしや入力ミスが増えやすくなります。
また、自分が発言しない時間が長い会議では、意識が別のことへ向きやすい点にも注意が必要です。
準備不足で会議に参加している
会議前の準備不足も、議事録のメモが追いつかない大きな原因です。
たとえば、アジェンダを確認せずに参加すると、会議の目的や進行が分からず、どの内容を重点的に記録すべきか判断できません。
また、配布資料を読んでいないと、資料を確認しながら話を聞くことになり、メモが追いつかない要因になります。
さらに、会議の参加者の役割を把握していない場合は、「誰が何を担当するのか」「誰の発言なのか」を整理するだけで時間を取られてしまいます。
会議前には、次の内容を確認しておくことが重要です。
- アジェンダの内容
- 配布資料
- 参加者と役割
- 会議の目的
- 過去の議事録
こうした事前準備を行うことで、会議全体の流れをイメージしやすくなります。その結果、重要な発言を判断しやすくなり、議事録のメモが追いつかないという事態を防ぐことができます。
また、会議の目的や期待される成果を自身で整理しておくと、「どの情報をメモすべきか」という理想の議事録像も描きやすくなるでしょう。
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議事録のメモが追いつかないときに意識したいポイント
議事録のメモが追いつかない場合でも、メモの取り方を少し工夫するだけで負担を大きく減らせます。
ここでは、会議中に意識したいメモのポイントを紹介します。
すべてを書こうとしない
議事録では、すべての発言をメモする必要はありません。
優先すべきなのは、会議の結果として後から確認する必要がある情報です。特に、以下の3点を意識すると、議事録に必要な内容を効率よくメモできます。
- 決定事項
- 検討事項
- ToDo（担当者・期限を含む）
たとえば、意見交換の内容は簡潔にまとめ、結論や次のアクションを重点的にメモすると、読み返しやすい議事録になります。
「この発言は後から必要になるか」という視点を持ちながらメモを取ると、議事録に不要な情報を書き続けることが減り、会議の流れにもついていきやすくなるでしょう。
短文を意識する
会議中から議事録の文章を整えようとすると、入力に時間がかかり、次の話題へ進んでしまいます。
そのため、議事録のメモは短文で簡潔にまとめることが大切です。
たとえば、メモの書き方を次のように変えるだけでも、議事録の入力時間を短縮できます。
NG例
「新商品の広告について、今後はSNSを主軸とした施策を進める方向で検討する。」
OK例
「新商品広告はSNS中心で実施する方針」
メモの段階では、主語や助詞をすべて書く必要はありません。意味が分かる程度まで文章を短くすると、議事録のメモを取る速度が上がり、重要な発言を書き逃しにくくなります。
後からまとめる前提で書く
議事録のメモは、完成品ではなく「下書き」と考えることが重要です。
会議中に議事録の誤字や表現まで気にすると、メモを取ることよりも文章を整えることに意識が向いてしまいます。
そのため、会議中は完璧を求めず、キーワードを中心にメモしましょう。
たとえば、「予算承認」「来月開始」「営業部対応」「○○さん確認」といったように、後から内容を思い出せる情報だけを書いておけば十分です。
会議終了後にメモを見返しながら文章を整理すれば、正確で読みやすい議事録を作成できます。
「会議中は情報を集める時間」「会議後に議事録として仕上げる時間」と役割を分けることで、議事録のメモが追いつかない悩みを改善しやすくなるでしょう。
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会議前にやるべきメモの準備
議事録のメモが追いつかない状況を防ぐには、会議中の工夫だけでなく、事前準備も欠かせません。
ここでは、会議前に実践しておきたい3つの準備を紹介します。
具体的な準備は以下のようなものです。
- アジェンダと資料を確認する
- テンプレートを準備する
- よく使う略語・記号を決める
それぞれの内容について解説します。
アジェンダと資料を確認する
会議前には、アジェンダと配布資料に必ず目を通しておきましょう。
あらかじめ議題や目的を把握しておくことで、「今日は何について話し合うのか」「どのような結論を目指しているのか」が分かります。
また、資料を確認しておけば、専門用語や数字、商品名などを事前に理解できるため、メモを取る手が止まりにくくなります。
特に、初めて参加する会議や専門性の高い内容を扱う場合は、分からない言葉を事前に調べておくと安心です。
テンプレートを準備する
議事録のテンプレートを事前に作成しておくことも、メモを効率化するポイントです。
会議が始まってから項目を考える必要がなくなるため、話を聞きながら必要な内容を書き込むだけで済みます。
たとえば、以下のような項目をあらかじめ用意しておくと便利です。
- 会議名
- 日時
- 出席者
- 決定事項
- ToDo
- 保留事項
- 次回予定
テンプレートがあると、情報を整理しながらメモを取りやすくなるだけでなく、議事録作成の時間短縮にもつながります。
よく使う略語・記号を決める
議事録の入力速度を上げたい場合は、よく使う略語や記号をあらかじめ決めておくことも効果的です。
たとえば、「→」を「今後の対応」、「△」を「検討中」、「○」を「決定」、「★」を「重要」など、自分が分かりやすいルールを作っておくと、短時間でメモを取れるようになります。
また、社内で頻繁に登場する部署名や商品名、人名などは、省略して記載するルールを決めておくのもおすすめです。
ただし、後から見返したときに意味が分からなくなるような略し方は避けましょう。
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議事録のメモには「生成AI」や「文字起こしツール」の活用がマスト
近年は、生成AIや文字起こしツールを活用しながら議事録を作成する企業が増えています。
ここでは、議事録のメモに生成AIや文字起こしツールを活用するメリットについて解説します。
メモ漏れを防ぐ効果や議事録の品質を安定させるポイント、要約まで自動化できる理由を紹介するので、議事録作成を効率化したい方はぜひ参考にしてください。
メモ漏れ防止になる
生成AIや文字起こしツールを活用すると、重要な発言のメモ漏れを防ぎやすくなります。
人がメモを取る場合は、話すスピードが速かったり、複数人が続けて発言したりすると、すべてを書き残すことは困難です。
一方、文字起こしツールは会話全体を記録できるため、「聞き逃してしまった」「書き忘れてしまった」といったミスを減らせます。
そのため、議事録の担当者はすべてを書こうとするのではなく、会議の流れや重要な論点の把握に集中できるようになります。
メモや議事録の質が安定する
議事録の品質は、担当者によってばらつきが生じやすいという課題があります。
たとえば、要点を簡潔にまとめる人もいれば、会話をそのまま記録する人もいます。また、重要だと考えるポイントにも個人差があるため、完成する議事録の内容が統一されないことも少なくありません。
生成AIを活用すれば、文字起こしした内容から決定事項やToDo、重要な論点などを整理して要点を抽出できます。
その結果、担当者の経験やスキルに左右されにくくなり、誰が作成しても一定品質の議事録を作りやすくなります。
複数の担当者で議事録を作成する企業にとっても、大きなメリットといえるでしょう。
要約まで自動化できる
生成AIは、文字起こしだけでなく議事録の要約にも活用できます。
たとえば、長時間の会議内容を読みやすい文章へ整理したり、決定事項やToDoだけを抜き出したりすることも可能です。
これまで議事録の作成に30分から1時間ほどかかっていた場合でも、AIを活用することで作業時間を大幅に短縮できるケースがあります。
ただし、AIによる要約は必ずしも100％正確とは限りません。固有名詞や数値、担当者、期限などの重要な情報に誤りがないかを確認したうえで共有することが大切です。
生成AIは人に代わって議事録を完成させるものではなく、人の確認作業を前提に業務を効率化するためのツールとして活用するとよいでしょう。
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「議事録の作成に時間がかかる」「会議が終わるたびに議事録の作成に追われ、本来の業務へ集中できない」と悩んでいませんか。
AIツールに興味はあるものの、「何を選べばよいのか分からない」「導入しても本当に業務が楽になるのか不安」と感じている方も多いでしょう。
こうした悩みが生まれる背景には、議事録や資料作成などの定型業務を手作業で行っていることや、自社に合ったAIツールを比較・検討するための情報が不足していることが挙げられます。
そこでおすすめしたいのが、「【営業DX】AIによる劇的業務効率化＆インサイドセールス爆速化パック」です。
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議事録や会議のメモに関するよくある質問
議事録や会議のメモについては、「録音しても問題ないの？」「AIツールを使うときに気を付けることは？」など、さまざまな疑問を持つ方も多いでしょう。
ここでは、議事録作成や会議中のメモに関するよくある質問と、その回答をご紹介します。
録音しても問題ありませんか？
録音自体が法律で一律に禁止されているわけではありませんが、会議を録音する場合は参加者全員の同意を得ることが大切です。
特に、社外の取引先が参加する会議や機密情報を扱う会議では、無断で録音すると信頼を損ねるおそれがあります。
また、会社によっては録音に関するルールが定められている場合もあるため、事前に社内規程を確認しておきましょう。
録音データを生成AIや文字起こしツールへアップロードする際は、情報漏えい対策や利用規約も確認し、適切に取り扱うことも重要です。
初めて聞く用語が出たときどうすればいいですか？
会議中に初めて聞く専門用語や略語が出てきても、その場で意味を調べ始める必要はありません。
意味を調べている間にも会議は進むため、重要な内容を書き逃してしまう可能性があります。
まずは聞こえたとおりにカタカナやひらがなでメモを残しておきましょう。また、「誰が発言した言葉なのか」も一緒に記録しておくと、会議後に確認しやすくなります。
ツールを使うときの注意点はありますか？
生成AIや文字起こしツールは便利ですが、出力された内容をそのまま議事録として利用するのは避けましょう。
たとえば、音声認識による誤変換や、固有名詞・人名・会社名・商品名などの誤認識が発生することがあります。
また、数値や日時、担当者名などを誤って記録してしまうケースも少なくありません。
さらに、会議データには機密情報や個人情報が含まれる場合があります。
クラウド型のツールを利用する際は、情報管理のルールやセキュリティ対策を確認し、会社の運用方針に従って利用することが重要です。
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まとめ
議事録のメモが追いつかない原因や、議事録のメモを効率化するためのポイントなどについて解説しました。
議事録のメモが追いつかないのはタイピング速度だけでなく、会話をすべて書こうとしていることや業務知識の不足、事前準備が不十分であることなど、さまざまな要因が関係しています。
議事録作成は、メモのコツを押さえるだけでも大きく改善できます。
本記事で紹介した方法を取り入れながら、自分に合ったメモの取り方やAIツールを活用し、会議後の業務負担を減らしていきましょう。
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