毎日の仕事で欠かせないメール作成。
重要な業務でありながら、「文章を考えるのに時間がかかる」「何度も表現を直してしまう」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
特に社内外とのやり取りが多いビジネスパーソンにとって、メール作成は思った以上に時間を奪うものです。
そこで注目されているのが、ChatGPTを活用したメール作成の効率化です。
AIに要点を伝えるだけで、件名や挨拶文から本文、締めの言葉までを自動で提案してくれるため、従来の作業時間を大幅に短縮できます。さらに、トーンの切り替えや過去のやり取りを参考にした文面生成もでき、より実務に即した使い方が可能です。
本記事では、ChatGPTを使って日々のメール作成業務を効率化する具体的な方法を解説します。ChatGPTの営業メールやお礼メールなどへの活用例、テンプレート作成のコツ、送信前のチェック方法まで網羅し、すぐに実践できるステップを紹介していますので、ぜひ最後までお読みください。
なぜ今、メール作成の効率化が求められているのか
働き方改革や業務のデジタル化が進む中で、多くの企業が直面している課題のひとつとして、メール対応にかかる時間の多さが挙げられます。1日の業務時間のうち、メール作成や返信にかなりの割合を割かれているという声は珍しくありません。
本来は営業活動や戦略的な企画に集中したいのに、メール作成に追われてしまう。そんな現状が、ビジネスのスピードを鈍らせているのです。
ここでは、メール作成がなぜ効率化の対象として注目されているのか、その背景を整理してみましょう。
メール作成にかかる平均時間と業務への影響
ビジネスにおいてメールは欠かせないコミュニケーション手段です。しかし、メール作成には、意外と多くの時間が費やされています。
ある調査によると、ビジネスパーソンが1日にメール対応に使う時間は平均して2〜3時間にのぼるとされています。そのうちの大部分が、「文面を考える」「適切な表現に言い換える」といった単純な作業です。
一般的なメールは数分で済むことが多い一方、重要案件や謝罪・交渉などの複雑なメール作成は10分以上かかることもあり、業務・役割によって大きく差があります。
この作業の積み重ねは、業務全体に大きな影響を及ぼします。たとえば、毎日数十通のメールをやり取りする場合、それだけで1日の労働時間のかなりの割合を消費してしまうのです。
その結果、本来集中すべき企画・分析・顧客対応などの業務に割ける時間が減り、全体的な生産性を下げる要因となります。
「内容を考えるのに時間がかかる」という声が多数
多くのビジネスパーソンが感じているのは、文章を打つ作業そのものよりも、内容を考える時間が長くかかるということです。
言い回しや敬語の使い方、相手に伝わりやすい表現を模索するうちに、思った以上に時間が過ぎてしまうケースは珍しくありません。さらに、同じ内容のメールを作成する場合でも、相手や状況に応じてトーンを調整する必要があり、その都度考え直す負担も発生します。
このように、メール作成は単なる事務作業ではなく、思考力や言語化スキルを伴うクリエイティブな業務といえるでしょう。そのため、効率化が進まないまま放置すると、社員一人ひとりの業務時間を圧迫し、結果的に組織全体のスピード感や対応力に影響を与えることになります。
ChatGPTでできる！メール作成の具体的な効率化ポイント
ChatGPTをメール作成に取り入れることで、単純に文章を自動生成するだけでなく、業務効率改善に大きな影響を与えます。
ここでは、ChatGPTをメール作成で使用することで、実務がどのように効率化するのかについて解説します。
件名・挨拶文・締めの言葉などをテンプレート化できる
メール作成で時間を奪われやすいのが、冒頭や締めに使う定型表現です。
たとえば「いつもお世話になっております」「取り急ぎご連絡まで」といった挨拶文や結びの言葉は、多くのメールに共通して使われます。
そこで、ChatGPTにあらかじめ「ビジネスメールの件名例を10個挙げて」「お礼メールの締めの文を3パターン作って」と指示しておけば、汎用的なテンプレートを簡単に準備することが可能です。
テンプレートをストックしておくことで、毎回ゼロから文章を考える必要がなくなり、メール作成のスピードが大幅に向上します。
トーン（丁寧・カジュアル・営業用など）の切り替えが可能
同じ内容のメール作成でも、受け取る相手によって適切なトーンは変わります。取引先への連絡なら丁寧な文体が求められますが、社内のチームメンバーとのやり取りならカジュアルさがあっても問題ありません。
ChatGPTは「この文章を丁寧なビジネスメールに書き換えて」「カジュアルなトーンに調整して」と指示するだけで、表現を切り替えて提案してくれます。
これにより、相手や状況に応じた最適な表現を短時間で準備できるため、内容の精度を落とさずに業務の効率化が実現できるでしょう。
過去のメール内容をもとに文面を提案してくれる
ChatGPTは、過去にやり取りしたメールの要点や文面を入力すれば、それを参考にした新しい文章を作成することが可能です。
たとえば、以前送った営業メールの流れを提示して「同じ顧客にフォローアップメールを作りたい」とChatGPTに依頼すれば、過去の文脈を踏まえた自然な提案が得られます。
このようにChatGPTでのメール作成で過去の情報を再活用すると、一貫性のあるやり取りが維持でき、相手に安心感を与える効果も期待できるでしょう。同時に、毎回一からメール内容を考える負担が減るため、効率化と品質向上を両立できるのです。
実践！ChatGPTでメールを書く3つのステップ
ChatGPTをメール作成に活用する流れは非常にシンプルです。大切なのは「準備」「生成」「調整」の3段階を押さえること。要点を整理せずにAIに任せてしまうと、意図がずれた文面が出てしまうこともありますが、ステップを意識すれば誰でも短時間で高品質なメールを作成できます。
ここでは、ビジネスシーンで役立つ、ChatGPTでのメール作成の基本3ステップを紹介します。
STEP1｜伝えたい要点をまとめる
ChatGPTでのメール作成でまず最初に行うのは、メールで伝えるべき内容の整理です。
ChatGPTは高性能なAIですが、指示があいまいだと抽象的な文章しか返ってきません。そのため、以下のような要素を事前に整理しておくとよいでしょう。
- 相手：誰に送るメールなのか（取引先・上司・チームメンバーなど）
- 目的：何を伝えたいのか（依頼・確認・謝罪・案内など）
- 期限や条件：必要に応じて日付や数量などを含める
- トーン：ビジネスライクなのか、フレンドリーなのか
たとえば、「A社の担当者に来週水曜までに資料確認を依頼したい」「新規顧客に感謝を伝えつつ次回の商談を提案したい」といった形で要点をまとめておくと、ChatGPTがより正確に意図を反映したメールを作成してくれます。
STEP2｜ChatGPTに文面を生成してもらう
要点が整理できたら、いよいよChatGPTに依頼します。このとき大切なのは「プロンプト（指示文）」の具体性です。
曖昧に「お礼メールを作って」と依頼するよりも、「展示会で名刺交換をしたB社の担当者に、来週の打ち合わせを依頼するお礼メールを、丁寧なビジネス文で作成して」といった形でChatGPTに依頼すると、実務でそのまま使える精度の高い文章が得られます。
さらに便利なのが、複数のバリエーションを提示してもらう方法です。
たとえば「件名案を5つ」「冒頭文を3パターン」と指定すれば、比較検討できる候補が一度に手に入ります。これにより「どの表現が一番相手に響くか」を短時間で判断できるため、メール作成のスピードと質の両方が向上します。
また、ChatGPTはトーン調整も得意です。「よりカジュアルに」「営業向けに強調して」と追加指示をすることで、目的に応じた文面を柔軟に生成できます。
STEP3｜内容をチェック・調整して完成させる
ChatGPTが作成した文章は、そのまま使うのではなく必ず人間の目で確認し、必要に応じて修正することが重要です。
特に以下のポイントに注意しましょう。
- 誤字脱字や不自然な表現がないか
- 自社独自の用語や業界特有の言い回しが反映されているか
- 相手との関係性に合ったトーンになっているか
- 添付ファイルや日付などの事実情報が正しいか
たとえば、ChatGPTが「お世話になっております」と定型的に書いていても、自社では「いつも大変お世話になっております」を使うのが慣例であれば、手動で直す必要があります。
また、ビジネスの現場では微妙なニュアンスが成果を左右するため、自分の言葉で最終的な一文を加えることで、より自然で信頼感のあるメールになるでしょう。
こうした確認作業を経ることで、AIの提案をベースにしつつ、効率化と品質保持の両立が実現します。ChatGPTは万能ではありませんが、上手に活用すれば従来より短時間で、しかも完成度の高いメール作成が可能になります。
こんなメールにもChatGPTは使える
ChatGPTの強みは、汎用的なビジネスメールだけでなく、状況に応じて適切な文面を柔軟に作成できる点です。
営業活動のアプローチやフォローアップ、トラブル時の謝罪、顧客との信頼を深めるお礼メールなど、ChatGPTは幅広い用途で活用できます。
ここでは、実際のビジネスシーンで特に役立つメールの種類と、ChatGPTを活用するメリットを見ていきましょう。
営業メール（新規アプローチ・フォロー）
営業メールは、相手に不快感を与えずに自社の魅力を伝えることが求められるため、文面作成に時間がかかる分野です。
ChatGPTに対して、「新規顧客への初回アプローチをしたい」「展示会後のフォローメールを送りたい」といった具体的なシチュエーションを指示するだけで、複数の文例を提案してくれます。
たとえば、「先日の展示会で名刺交換をした相手に、商品資料を添付して案内する丁寧な営業メールを作成して」とChatGPTに依頼すれば、状況に即した文面が数分で手に入ります。また、件名案を複数提示してもらえば、開封率を高める工夫にもつながるでしょう。
謝罪・お詫びメール
ミスやトラブルが発生した際の謝罪メールは、言葉の選び方一つで相手の受け取り方が変わるため、慎重さが求められます。
ChatGPTを活用すれば、丁寧かつ誠意の伝わるメールの文章を作成可能です。
たとえば、「納品が予定より2日遅れてしまったことを謝罪し、代替案を提示する文面を作成して」と依頼すれば、必要な要素を含んだ文面が得られます。
もちろん最終的には自分の言葉で調整する必要がありますが、ベースとなる文章があることで心理的負担が減り、迅速な対応が可能になるでしょう。
お礼メール・アフターフォロー
感謝を伝えるお礼メールや、取引後のフォローメールは、関係性を深める上で欠かせません。しかし、「形式的すぎては伝わらない」「長すぎても読まれない」といった難しさがあります。
ChatGPTに「面談後に感謝を伝えつつ、次回提案の機会をお願いするお礼メールを作成して」と指示すれば、適度な長さとトーンで文面を提案してくれます。
また、イベント参加者へのフォローメールや購入後のお礼メールなども短時間で準備できるため、顧客体験の向上や信頼関係の構築に大きく貢献してくれるでしょう。
メールテンプレート作成で時間短縮を実現
日々のメール作成において、もっとも効率化につながるのが「テンプレート化」です。よく使う挨拶や依頼の文面をあらかじめ準備しておくことで、ゼロから文章を考える手間が大幅に削減されます。
さらに、ChatGPTを活用すれば、用途別に複数のテンプレートを一度に作成でき、業務全体のスピードアップにつながるでしょう。
たとえば、社内連絡用や取引先への依頼、顧客へのフォローアップなど、カテゴリーごとにテンプレートを用意しておけば、日常的に発生するメールの多くをスムーズに処理できます。
さらに、ChatGPTなら文面のニュアンスを簡単に変えられるため、相手や状況に応じて使い分けやすいのも特徴です。
テンプレートをカスタマイズする際のポイント
テンプレートは便利な一方で、ただの「コピペ文章」になってしまうと、相手に誠意が伝わらず逆効果になる場合があります。
そのため、ChatGPTで生成したテンプレートを使う際には、以下のポイントを押さえてカスタマイズすることが重要です。
- 相手の名前や会社名を必ず入れる
- 案件や状況に応じた一文を加える
- 社内の表現ルールやトーンに合わせる
- 長さを調整する（相手の立場やメールの目的に応じて簡潔に）
たとえば、営業のお礼メールテンプレートをそのまま送るのではなく、「〇〇様にご紹介いただいた製品について、早速社内で検討いたしました」といった一文を追加するだけで、より個別感が伝わります。
ChatGPTを利用して汎用的な基本形を自動生成し、そこに自分の言葉を数行加えるだけで、手間をかけずにオリジナリティのあるメールが完成します。
メールの校正と送信前のチェックリスト
いくらChatGPTを活用して効率的にメールを作成できても、誤字脱字や表現の不自然さが残っていると、相手に不信感を与えてしまうことがあります。そのため、送信前の校正作業は欠かせません。特にビジネスメールでは、文章の正確性やトーンの一貫性が重要です。
ここでは、送信前に確認すべきポイントを整理し、効率的にチェックする方法を紹介します。
ChatGPTを活用した誤字脱字の確認方法
ChatGPTは文章の生成だけでなく、校正のサポートとしても活用できます。
ChatGPTを活用した校正方法としては、以下の手順が効果的です。
- 文章をコピーしてChatGPTに入力
「以下の文章を校正してください」「誤字脱字や不自然な表現がないか確認してください」と指示します。
- 改善案を確認する
ChatGPTは、誤字脱字の指摘だけでなく、言い回しの修正案や文の構造改善案も提案してくれます。
- 必要に応じて微調整
提案された修正案を参考に、自社の文体や相手に合わせた最終調整を行います。
たとえば、長文の依頼メールを生成した場合、文章が冗長になったり接続詞の使い方が不自然になることがあります。
この文章をChatGPTにチェックしてもらうことで、読みやすく、丁寧でわかりやすい文章に仕上げることが可能です。
このように、AIを活用した校正は、人間の目で確認する時間を短縮しつつ、送信前の安心感を高めることができます。
誤字脱字の防止だけでなく、文章のトーンや表現の自然さを確認するステップとして、日常的に取り入れることをおすすめします。
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まとめ
メール作成は、ビジネスにおける重要な業務でありながら、多くの時間を消費しやすい作業です。しかし、ChatGPTを活用することで、件名や挨拶文、本文、締めの言葉までを効率的に生成できます。
さらに、ChatGPTは営業メールや謝罪メール、お礼メールなど、さまざまな用途にも柔軟に対応可能です。送信前の校正や微調整を行うことで、AIの提案を最大限に活かしつつ、信頼感のある文章を作成できます。
本記事で紹介したChatGPT活用のステップやテンプレート活用の方法、校正のやり方などを取り入れれば、メール作成のスピードと品質を同時に向上させることができるでしょう。
日々のメール業務を効率化するために、ぜひChatGPTの活用を検討してみてください。
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