「資料作成に何時間もかかる」「上手い人のパワポを見るたびに、自分にはデザインセンスがないと落ち込んでしまう」と悩んでいませんか。
こうした資料作成の悩みを抱える方は少なくありません。
しかし、資料作成が上手い人と苦手な人の違いは、センスではなく資料を作る前の考え方や、情報整理・構成・デザインの基本を知っているかどうかです。
本記事では、資料作成が上手い人に共通する特徴10選をはじめ、上達するためのコツや、作業が速い人に共通する資料作成術を紹介します。
資料作成が上手くできるようになりたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
資料作成が上手い人が必ず意識していること
資料作成が上手い人は、分かりやすい資料を作成するために、あるポイントを意識しています。
ここでは、資料作成が上手い人に共通する3つの考え方を紹介します。
「相手目線」を意識している
資料作成が上手い人は、相手目線を意識して資料を作成しています。
たとえば、同じ内容を説明する場合でも、お客様への提案資料と社内向けの報告資料では、必要な情報や文章の表現は異なります。
専門知識がある相手には要点を簡潔にまとめ、知識が少ない相手には具体例を交えながら説明するなど、読み手に合わせて伝え方を変えているのが特徴です。
また、資料作成の上手い人は資料を作り始める前に、「読む人は誰か」「読んだあとにどう行動してほしいか」を整理しています。
この目的が明確になることで、不要な情報を削り、本当に必要な内容だけを盛り込めるようになります。
資料作成では、デザインやパワポの操作スキル以上に、相手目線で考える姿勢が重要なポイントです。
情報をグルーピングして整理/要約する
資料作成が上手い人は、いきなりスライドを作り始めることはほとんどありません。
まずは集めた情報を整理し、関係のある内容ごとにグループ化しています。
たとえば、営業資料であれば、「現状の課題」「原因」「解決方法」「導入効果」のように分類すると、話の流れが自然になり、相手も理解しやすくなります。
情報を整理せずにパワポへ入力すると、途中で構成が崩れたり、同じ説明を繰り返したりして、資料全体が分かりにくくなりがちです。
また、資料作成が上手い人は「情報を増やす」ことよりも、「必要な情報だけを残す」ことを意識しています。
文章を短く要約し、数字やグラフを活用しながら伝えることで、相手は短時間で内容を理解しやすくなります。
作成前の準備こそが完成度を左右する重要なコツといえるでしょう。
フィードバックを受ける前提で作成している
資料作成が上手い人は、最初から100点の資料を目指して時間をかけるのではなく、「改善を前提としたたたき台」を早めに作成しています。
特に、お客様への提案資料や重要なプレゼン資料では、自分だけでは気付けない改善点が見つかることも少なくありません。
そのため、資料作成が上手い人ほど上司や同僚に早い段階で見てもらい、構成や表現、情報量について意見をもらっています。
第三者からのフィードバックを受けることで、「どの文章が分かりにくかったか」「どのスライドで疑問が生まれたか」といった具体的な改善ポイントも把握できます。
こうした修正を積み重ねることで、資料作成のスキルは着実に向上していくでしょう。
まずは全体像を形にし、その後に内容やデザインをブラッシュアップしていく方法のほうが、資料の質とスピードの両立を図りやすくなります。
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資料作成が上手い人の特徴10選
資料作成が上手い人には、共通する考え方や作成方法があります。
どれも特別なデザインセンスが必要なものではなく、意識すれば誰でも実践できる内容ばかりです。
質の高い資料を効率よく作るために押さえておきたい10の特徴には、以下のようなものがあります。
- 資料の目的とゴールを決めている
- 目的などから逆算して構成を考えている
- 結論から伝える
- 情報を詰め込みすぎない
- 相手の知識レベルに合わせている
- 図解で可視化している
- デザインが統一されている
- 余白を使い「圧迫感」をなくしている
- 数字を上手く取り入れている
- 誤字脱字がないか念入りに確認している
それぞれの特徴を解説します。
① 資料の目的とゴールを決めている
資料作成が上手い人は、最初に資料の目的とゴールを明確にしています。
たとえば、お客様に商品を提案する資料であれば「導入を検討してもらう」、社内報告であれば「現状を共有し、承認を得る」といったように、資料ごとに目的は異なるのです。
資料の目的が曖昧なまま作成を始めると、伝えたい内容が散らばり、相手も何を理解すればよいのか分からなくなります。
まずは資料のゴールを決め、それに必要な情報だけを盛り込むことが、分かりやすい資料作成の基本です。
② 目的などから逆算して構成を考えている
目的が決まったら、資料全体の構成を組み立てましょう。
資料作成が上手い人は、スライドを順番に作るのではなく、「ゴールに到達するために、どのような流れで説明すれば理解しやすいか」を逆算しています。
たとえば、営業資料であれば「課題→原因→解決方法→導入効果→次のアクション」という順番にすると、相手は内容を自然に理解できます。
構成を先に決めておくことで、途中で話が脱線しにくくなり、資料全体に一貫性が生まれるのです。
③ 結論から伝える
資料作成が上手い人は、回りくどい説明ではなく、最初に結論を伝えています。
ビジネスでは、相手は限られた時間で資料を読むことが多いため、先に結論を示したほうが内容を理解しやすくなります。
文章を組み立てる際には、「PREP法」を活用するのもおすすめです。PREP法とは、結論・理由・具体例・結論という4つの要素の頭文字を取った文章構成法で、論理的かつ分かりやすく内容を伝えられるため、さまざまなビジネスシーンで活用されています。
- P（Point）：結論
- R（Reason）：理由
- E（Example）：具体例
- P（Point）：結論の再提示
実際にPREP法で実際に資料を作成するとしたら、以下のような流れになります。
- AIを導入すべきです（結論）
- なぜなら資料作成の時間を短縮できるためです（理由）
- 実際に○○社では作業時間を30％削減しました（具体例）
- そのため、AI導入を検討する価値があります（結論）
このように、PREP法を意識すると、文章だけでなくスライド全体の構成も整理しやすくなるでしょう。
④ 情報を詰め込みすぎない
資料作成が上手い人は、資料に情報を詰め込みすぎないようにしています。具体的には、「1スライド1メッセージ」を基本としています。
資料作成が苦手な人ほど、「伝え漏れがないように」と多くの情報を1枚のスライドへ詰め込みがちです。
しかし、文字が多すぎる資料は、どこが重要なポイントなのか分からず、相手の理解を妨げてしまいます。
1枚のスライドでは伝えたい内容を1つに絞り、それ以外の情報は別のスライドへ分けることで、資料全体が見やすくなります。
⑤ 相手の知識レベルに合わせている
資料作成が上手い人は、相手の知識レベルに合わせた内容になるように意識しています。
たとえば、専門知識を持つ担当者へ説明する場合は専門用語を使っても問題ありません。
一方で、お客様や新入社員に説明する場合は、できるだけ分かりやすい文章や具体例を用いたほうが理解されやすくなります。
資料作成が上手くなりたい人は、「自分が説明しやすい資料」ではなく、「相手が理解しやすい資料」になるように意識してみましょう。
⑥ 図解で可視化している
資料作成が上手い人は、文章だけでは伝わりにくい内容は、図解やグラフを活用して可視化しています。
たとえば、業務フローはフローチャート、数値の比較は棒グラフや円グラフ、時系列はタイムラインなど、内容に合った表現を選ぶことで理解しやすさが大きく向上します。
特に複雑な情報ほど、文章だけで説明するより図で示したほうが、短時間で内容を把握してもらいやすくなるのです。
⑦ デザインが統一されている
資料作成が上手い人のパワポは、デザインに統一感があります。
フォントや文字サイズ、見出しの色、アイコンのテイストなどが揃っているため、資料全体が整理されて見えます。
一方で、スライドごとにデザインが異なると、相手は内容ではなく見た目に意識が向いてしまうのです。
テンプレートを活用し、ルールを決めて作成すると、誰でも統一感のある資料を作りやすくなります。
⑧ 余白を使い「圧迫感」をなくしている
資料作成が上手い人は、余白もデザインの一部と考えています。見やすい資料には、適度な余白があります。
文字や画像を画面いっぱいに配置すると窮屈な印象になり、重要な情報が目立ちません。
適度なスペースを設けることで視線の流れが整理され、相手は必要な情報をスムーズに読み進められます。
「空いているから埋める」のではなく、「読みやすくするために空ける」という考え方が大切です。
⑨ 数字を上手く取り入れている
資料作成が上手い人は、抽象的な表現だけでなく、数字を積極的に活用しています。
たとえば、「業務効率が改善しました」よりも、「作業時間を30％削減しました」、「多くの企業が導入しています」よりも、「500社以上の導入実績があります」と表現したほうが、説得力は高まります。
数字やグラフを組み合わせることで、情報を客観的に示せるため、提案資料や営業資料でも高い効果が期待できるでしょう。
⑩ 誤字脱字がないか念入りに確認している
資料作成が上手い人は、完成後すぐに提出することはありません。
一度時間を置いて見直したり、音読したり、第三者に確認してもらったりしながら、資料の細かなミスを減らしています。
どれだけ内容が優れた資料でも、誤字脱字や数字の誤りがあると、相手からの信頼を損ねる可能性があります。
特に、社名や数字、日付、グラフの数値などは入念な確認が必要です。最後のチェックを丁寧に行うことが、質の高い資料を作るための重要なポイントです。
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資料作成を上達させるコツ
資料作成は、数をこなすだけでは思うように上達しません。効率よくスキルを伸ばすには、良い資料から学び、作業を仕組み化しながら改善を繰り返すことが大切です。
ここでは、資料作成が苦手な人でも実践しやすい3つのコツを紹介します。
- 良い資料を参考にする
- テンプレートを使う
- 改善点を振り返る
各コツを解説します。
良い資料を参考にする
資料作成が上手くなりたい人は、質の高い資料を数多く見ることをおすすめします。
たとえば、社内で評価の高い提案資料や、お客様から反応の良かった営業資料などを参考にすると、「どのような構成なら伝わりやすいのか」「情報をどのように整理しているのか」といったポイントを学べます。
参考にする際は、デザインだけを見るのではなく、以下のような点にも注目すると効果的です。
- 結論を伝えるタイミング
- スライドごとの情報量
- 図解やグラフの活用の仕方
- 見出しや文章の簡潔さ
良い資料を分析する習慣を付けることで、自分の資料作成にも取り入れられるテクニックが増えていきます。
テンプレートを使う
資料作成が上手い人は、よく使うスライドのデザインや構成をテンプレート化し、効率よく作業を進めています。
たとえば、タイトルページ、会社概要、課題整理、提案内容、導入効果など、使用頻度の高いスライドをあらかじめ用意しておけば、内容を差し替えるだけで資料の作成が可能です。
また、パワポのテンプレートを活用すれば、フォントや配色、余白なども統一しやすくなるため、デザインに悩む時間も減らせます。
資料作成のスピードと品質を両立したい場合は、自分専用のテンプレートを作成しておくとよいでしょう。
改善点を振り返る
資料作成のスキルを伸ばすには、作りっぱなしにしないことが重要です。
たとえば、プレゼン後やお客様への提案後に、「どのスライドが分かりにくかったか」「説明に時間がかかった部分はどこか」「質問が集中したポイントはどこか」などを振り返ることで、次回以降の改善につなげられます。
また、上司や同僚からフィードバックをもらった場合は、その内容を記録しておくのもおすすめです。
同じ指摘を繰り返さないよう意識することで、資料作成の精度は着実に向上します。
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作成が速い人に共通する資料作成術3選
資料作成が速い人は、単純に作業スピードが速いわけではありません。時間がかかる工程を減らす工夫を取り入れ、効率的に資料を完成させています。
ここでは、短時間で質の高い資料を作成する人が実践している3つの資料作成術を紹介します。
使い回せる“自分専用テンプレ”を持っている
資料作成が速い人は、毎回ゼロから資料を作ることはほとんどありません。
用途ごとに自分専用のテンプレートを用意し、内容を差し替えながら活用しています。
たとえば、以下のようなテンプレートを準備しておくと、資料作成の効率が大きく向上します。
- 企画書テンプレート
- 報告書テンプレート
- 提案書テンプレート
- 分析資料テンプレート
- プレゼン資料テンプレート
テンプレートには、見出しの構成やフォント、配色、グラフのデザインなどをあらかじめ設定しておくと便利です。
毎回レイアウトを考える必要がなくなるため、内容の作成に集中できます。
実際に、テンプレートを活用すると、資料の種類やテンプレートの完成度によっては、作成時間を30〜50％程度短縮できる場合もあります。
ショートカットキーを使っている
資料作成が速い人は、ショートカットキーを積極的に活用しています。
たとえば、パワポのコピーや貼り付けだけでなく、オブジェクトの複製や文字サイズの変更、図形の整列などをキーボード操作で行うことで、マウス操作を減らしています。
代表的なショートカットキーは、次のようなものです。
- Ctrl＋C：コピー
- Ctrl＋V：貼り付け
- Ctrl＋D：選択したオブジェクトを複製
- Ctrl＋Z：操作を元に戻す
- Ctrl＋G：選択したオブジェクトをグループ化する
- Alt＋Shift＋←→：箇条書きのレベルを上げる・下げる（インデントを変更する）
- Shiftドラッグ：図形や画像を水平・垂直方向にまっすぐ移動する（サイズ変更時は縦横比を維持できる）
- Ctrl＋Shift＋C / Ctrl＋Shift＋V：書式のコピー・貼り付け
1回の作業時間はわずかでも、資料作成全体では何百回も繰り返す操作があります。
ショートカットキーを覚えるだけでも、作業効率は大きく改善できるでしょう。
AIを活用している
近年、資料作成が速い人ほどAIを積極的に活用しています。
AIは資料を自動で完成させるためのツールではなく、時間のかかる下準備を効率化するためのサポート役として活用するのが効果的です。
たとえば、次のような作業はAIとの相性が良いといえます。
- 競合他社の情報収集
- 情報の要約やグルーピング
- 構成案の作成
- スライドタイトルや文章の作成
- デザイン案やレイアウトのアイデア出し
これまで数時間かかっていた情報整理や構成検討を短時間で行えるため、資料作成全体のスピード向上につながります。
ただし、AIが生成した情報には誤りが含まれる場合もあるため、内容や数字、引用元などは必ず自分で確認することが大切です。
AIを上手に活用し、最終チェックは人が行うことで、効率と品質を両立しやすくなります。
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無料でダウンロードできるマーケティング資料10選｜課題別に役立つ資料と選び方
資料作成の迷いゼロへ｜AIによる爆速化パックを無料公開中
「資料作成に何時間もかかってしまう」「何度も修正が入り、思うように作業が進まない」「AIを活用して効率化したいけれど、どのツールを使えばよいか分からない」と悩んでいませんか。
このような悩みが生じるのは、資料の構成や情報整理を毎回ゼロから考えていることに加え、文章作成や情報収集、スライド作成を手作業で進めているためです。
また、生成AIは数多く登場していますが、それぞれ得意分野が異なるため、自分に合ったツールを選べず十分に活用できていないケースも少なくありません。
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資料作成が上手い人に関するよくある質問（FAQ）
資料作成については、「センスが必要なのか」「パワポが苦手でも上達できるのか」など、さまざまな疑問を持つ方も多いでしょう。
ここでは、資料作成が上手い人について多くの方が疑問に感じやすいポイントを、Q&A形式で分かりやすく解説します。
資料作成の上達にはデザインセンスが必要？
デザインセンスは必ずしも必要ではありません。
資料作成が上手い人は、デザインセンスよりも「相手に伝わること」を重視しています。
情報を整理し、構成を考え、重要なポイントを分かりやすく伝えることが、質の高い資料を作るための基本です。
また、フォントや配色、余白などのデザインにも一定のルールがあります。こうした基本を押さえれば、専門的なデザインスキルがなくても見やすい資料を作成できます。
まずは「1スライド1メッセージ」や「デザインを統一する」といった基本を意識することから始めましょう。
PowerPointが苦手でも上達できる？
PowerPointが苦手でももちろん上達できます。
PowerPointの操作に慣れていない場合でも、テンプレートを活用したり、よく使うショートカットキーを覚えたりすることで、資料作成の効率は大きく向上します。
また、資料の評価は操作スキルだけで決まるわけではありません。目的に合った構成になっているか、相手が理解しやすい内容になっているかといった点のほうが重要です。
最初はシンプルな資料から作成し、改善を繰り返していくことで、自然と資料作成のスキルは身に付いていきます。
AIを使うとどんな作業が効率化できる？
資料作成にAIを活用すると、これまで時間がかかっていた作業を効率化できます。
たとえば、以下のような業務で効果を発揮します。
- 競合他社の情報収集
- 情報の要約・整理・グルーピング
- 資料全体の構成案の作成
- スライドタイトルや文章の作成
- キャッチコピーや見出しの提案
- グラフ化するデータの整理
- デザインやレイアウトのアイデア出し
- プレゼン原稿の作成・ブラッシュアップ
- 誤字脱字や文章表現のチェック
近年では、生成AIの種類によっては、情報収集から構成案の作成、スライドデザインの提案、パワポ形式の資料作成まで、一気通貫で対応できるサービスも登場しています。
ただし、AIが生成した情報には誤りや古い情報が含まれる可能性もあるため、内容や数字、引用元は必ず人が確認することが重要です。
AIを作業の補助として活用し、最終的な品質チェックは自分で行うことで、効率と品質を両立した資料を作成できます。
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まとめ
資料作成が上手い人に共通する特徴や、資料作成が速い人の資料作成術などについて解説しました。
資料作成の上手い人は目的を明確にし、相手目線で情報を整理しながら、伝わりやすい構成やデザインを意識していることが大きな特徴です。
資料作成のスキルは、生まれ持ったセンスではなく、基本を理解して実践を繰り返すことで着実に身に付きます。
まずは本記事で紹介した資料作成が上手い人の特徴やコツを一つずつ取り入れ、自分なりの資料作成術を確立していきましょう。
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